Jak napisać CV do biura?

Już pierwsze spojrzenie na twoje CV powie przyszłemu pracodawcy, rekruterowi czy innej osobie odpowiedzialnej za rekrutację, jak wyglądają tworzone przez ciebie pliki, a wraz z zagłębianiem się w treść, coraz większa liczba faktów na Twój temat będzie stawała się oczywista. Dlatego uważamy, że warto poświęcić dodatkowe 15 minut, skorzystać z kreatora CV lub poprosić o pomoc specjalistę, aby przygotować profesjonalne cv praca biurowa i dać sobie maksymalnie dużą szansę na zdobycie upragnionego stanowiska.

Przykład CV pracownika biurowego

Pobierz wzór CV Pracownika biurowego w PDF

Praca w biurze wydaje się całkiem prosta, ale tak naprawdę to tylko pozory. Wymaga ona wielu kompetencji zarówno miękkich, jak i twardych, a o jedno stanowisko pracownika administracyjnego ubiega się zwykle mnóstwo osób. Szczególnie teraz, kiedy możliwość pracy zdalnej jest większa niż kiedykolwiek.

Stwórz swoje CV już teraz!

Kliknij tutaj i stwórz swoje CV

Dlatego tak ważne jest napisanie profesjonalnego CV do biura. Aplikując na tę posadę, musisz się czymś wyróżnić spośród innych kandydatów. Tak naprawdę, aby Twój życiorys mógł przyciągnąć uwagę rekrutera, musisz przyłożyć się do swojej prezentacji tak mocno, jak tylko potrafisz.

Umiejętności w CV pracy biurowej to tylko jedna z wielu składowych porządnego życiorysu. Musisz wziąć pod uwagę wiele innych sekcji. Oprócz ciekawego doświadczenia będzie to na przykład chwytliwy profil osobisty czy dobrze opisane wykształcenie, co może pomóc, jeśli jesteś w sytuacji, w której twoje cv może mieć tytuł: cv pracownik biurowy bez doświadczenia.

Nic jednak nie pomoże ci zrozumieć tego lepiej niż przykłady. Dlatego sprawdź nasze szablony CV w cv pracownik biurowy przykład i zobacz, jak może wyglądać profesjonalne CV.

Jakie informacje zawrzeć w CV pracownika biurowego?

CV pracownik biurowy, podobnie jak CV na inne stanowiska jest dokumentem w dużym stopniu ustandaryzowanym. Rekruter spodziewa się więc, że znajdzie w nim określone informacje, a dokument będzie stworzony na podstawie pewnego rodzaju standardów, które na przestrzeni lat utarły się w biznesie. Do podstawowych sekcji, które powinny się znaleźć w każdym CV należą:

• Profil osobisty

• Doświadczenie zawodowe

• Umiejętności

• Edukacja

• Zainteresowania

• Referencje

• Klauzula

• List motywacyjny

Oczywiście nie w każdym CV, muszą znaleźć się wszystkie te sekcje i dużo zależy od konkretnej sytuacji i osoby. Idealne CV powinno jednak przynajmniej odnosić się do każdego punktu opisanego powyżej. Aby pomóc ci odpowiednio napisać każdy z tych segmentów przygotowaliśmy krótki wyjaśnienie każdego z nich wraz z przykładami.

Profil osobisty dla pracownika biurowego

Profil zawodowy to zaledwie kilka zdań, które charakteryzują Twoją ogólną sylwetkę zawodową. To okazja do napisania o Twoim największym osiągnięciu oraz wizji pracy w firmie, do której aplikujesz. To także idealny moment, aby wyraźnie podkreślić, czego szukasz na tym stanowisku i w jak może Cię ono rozwinąć. Pamiętaj, że profil osobisty może zadecydować o tym, czy rekruter w ogóle będzie kontynuował czytanie Twojego CV. Jeżeli profil osobisty go nie zainteresuje, to Twoja aplikacja może automatycznie trafić do kosza. 

Co zatem powinien zawierać profil osobisty? Wyraźnie określ  w nim, ile masz lat doświadczenia i w jakich branżach zdarzyło ci się pracować. Opisz także swoje największe osiągnięcie i sposób, w jaki udało ci się je osiągnąć. Profil osobisty pracownika biurowego powinien zawierać:

• Osiągnięcia na wyznaczonym stanowisku 

• Twoje doświadczenie zawodowe 

• Twoje najistotniejsze zalety, zestaw umiejętności i kluczowe kompetencje 

• Znaczące osiągnięcia, które zamierzasz powtórzyć 

• W niektórych przypadkach także wyniki i liczby

Doświadczenie zawodowe

W tym miejscu opisujesz swoją historię zatrudnienia. Zrób to zapisując takie informacje jak: nazwa firmy, stanowisko, daty zatrudnienia oraz zakres codziennych obowiązków na każdym ze stanowisk. Zacznij od najnowszej pozycji. 

Doświadczenie zawodowe mówi wprost o tym, jaką wiedzę i konkretne umiejętności zdobyłeś na poprzednich stanowiskach. Dopilnuj, aby w Twoim CV do biura znalazły się wszystkie umiejętności, o których jest mowa w ofercie pracy. Sprawi to, że zostaniesz odebrany jako odpowiednia osoba na dane stanowisko. W końcu posiadasz doświadczenie, które idealnie współgra z wymaganiami pracodawców.

Opisuj zatem role, jakie odegrałeś na poszczególnych stanowiskach. Nie szczędź szczegółów. Im więcej wykonywanych obowiązków, tym lepiej. A co, jeżeli nie posiadasz jeszcze dużego doświadczenia zawodowego w tym zawodzie? Możesz zastąpić historię zrobionymi kursami. Wówczas pisz o tym, czego się na nich nauczyłeś i jak to wykorzystasz w pracy, o którą aplikujesz.

Przykład opisu doświadczenia pracownika biurowego

Doświadczenie:

Kwiecień 2012 - obecnie — Kierownik biura — Polkomtel Polska

• zarządzanie pracą biura

• nadzorowanie prac administracyjno-biurowych,

• planowanie i kontrolowanie funkcjonowania biura

• zarządzanie dostawami

• dbanie o budżet i nadzorowanie zakupów

Lipiec 2019 - Marzec 2021 — Pracownik biurowy — Maltex sp.z.o.o. 

• dystrybucja poczty

• kontakty z dostawcami urządzeń i artykułów biurowych

• sporządzanie zamówień

• zarządzanie dostawami

Styczeń 2015 - Kwiecień 2019 — Asystentka ds. obsługi klienta — Netconect Poland 

• telefoniczne wsparcie klientów

• uaktualnianie bazy wewnętrznych numerów telefonów

• przyjmowanie klientów i gości

Kluczowe umiejętności

Pod ogólnym pojęciem praca biurowa może się kryć cała masa różnych obowiązków i zadań, które mogą wymagać posiadania różnych umiejętności. Jeśli wiesz, jakie posiadane przez ciebie umiejętności będą szczególnie przydatne w pacy, do której aplikujesz, to postaraj się je umieścić na początku listy i podkreślić poprzez dokładny opis.

Jeśli jednak nie wiesz, co dokładnie będzie należało do twoich obowiązków, wiesz, że twoje zadania mogą być różne lub zwyczajnie chcesz się pochwalić zdobytymi umiejętnościami, aby przedstawić się jako osobę wszechstronną, to postaraj się w tym miejscu napisać o wszystkim, co umiesz robić.

Umiejętności przydatne w biurze i które warto zapisać w sekcji: cv pracownik biurowy umiejętności, można podzielić na umiejętności miękki i twarde. Do tych pierwszych należą:

• Zarządzanie informacjami

• Wielozadaniowość

• Przetwarzanie poczty

• Planowanie

• Rozwiązywanie konfliktów

• Podejmowanie decyzji

• Kreatywność

• Krytyczne myślenie

• Zarządzanie projektami

• Rozumowanie dedukcyjne

• Rozumowanie indukcyjne

• Analityczność

• Dbałość o szczegóły

• Proaktywność

• Precyzja

• Identyfikacja problemów systemowych

Z drugiej strony do umiejętności twardych, czyli takich, które wiążą się z konkretnymi czynnościami można zaliczyć obsługę takich systemów jak: 

• Microsoft Office

• Systemy operacyjne

• Wprowadzanie danych

• Kalendarze cyfrowe

• Zarządzanie pocztą e-mail

• Oprogramowanie KPI

• Rozwiązywanie problemów z oprogramowaniem

• Udostępnianie plików

• Finanse

Edukacja

W większości firm pracodawcy wymagają co najmniej wykształcenia średniego. Dlatego dobrym ruchem będzie wypisanie wszystkich ukończonych stopni na ścieżce swojej edukacji. Jeżeli jesteś po studiach i masz tytuł akademicki, śmiało umieść go w życiorysie, nawet jeśli kierunek nie pasuje do pracy biurowej. Choć wykształcenie średnie w zupełności wystarczy, to każdy wyższy poziom będzie wyglądał jeszcze atrakcyjniej w CV pracownika biurowego. Jeżeli nie masz jeszcze skończonych studiów i jesteś studentem wejdź tutaj.

Język i wydźwięk

Na ogólny wydźwięk, jaki pozostawi po sobie twoje CV wpływ ma nie tylko jego treść, czy to, jak jest ono zredagowane, ale też jakiego języka używasz. Oczywiste jest, aby CV nie zawierało błędów ortograficznych, językowych czy składniowych, ale ważne jest też, aby było napisane odpowiednim językiem. Ma to ogromny wpływ na to, jaki ogólny wydźwięk będzie ono miało i jakie wrażenie zrobi na rekruterze. Postaraj się więc używać języka profesjonalnego, ale jednocześnie naturalnego.

Stwórz swoje CV już teraz!

Kliknij tutaj i stwórz swoje CV

Klauzula

Aby Twój przyszły pracodawca mógł się z Tobą skontaktować, w swoim CV musisz zamieścić odpowiednią klauzulę. Wyrażasz w niej zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez firmę, do której wysyłasz aplikację. Bez takowego zapisku, rekruter nie może podjąć dalszych działań. Choćby nawet miał on wobec Ciebie najlepsze intencje i chciał zaprosić cię do dalszego etapu rekrutacji, nie ma prawa do Ciebie ani zadzwonić, ani napisać maila.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, bez Twojego pozwolenia nie wolno mu bowiem w żaden sposób wykorzystać Twoich danych personalnych i kontaktowych. A wszystko to za sprawą Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Formułka w dokumencie może być bardzo krótka i zwięzła:

1. Przykład

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko”.

Nieco dłuższa i bardziej oficjalna wersja może zaś wyglądać następująco:

2. Przykład

„Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez firmę (nazwa firmy) w prowadzonym przez nią procesie rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko".

Referencje

Referencje to dane kontaktowe do osób, z którymi miałeś okazję pracować w przeszłości. Zawierają one opinie o Tobie jako pracowniku oraz o Twoich kompetencjach. Dzięki referencjom rekruterzy mogą lepiej zweryfikować potencjalnego pracownika. W razie wątpliwości zasięgając opinii kogoś, kto zna aplikanta lepiej. 

Wskazówka: Referencja jest rodzajem rekomendacji 

Jeżeli w poprzedniej pracy dobrze się sprawowałeś i osiągałeś wysokie wyniki, to poproś tamtego szefa o napisanie takiej rekomendacji. Może ona Cię wyróżnić na tle pozostałych kandydatów. 

Tworząc swoje CV, stwórz sekcję „Referencje” wraz z potrzebnymi kontaktami. Nabierzesz w ten sposób wiarygodności. W CV pracownik biurowy musi zadbać o to, aby wzbudzić swoją osobą zaufanie rekruterów. Pamiętaj też, że przed wykorzystaniem danych swoich byłych pracodawców, musisz ich o tym poinformować i poprosić o zgodę. Ma to ścisły związek z ustawą RODO, którą lepiej jest przestrzegać.

Zainteresowania w cv praca biurowa

Zainteresowania w CV pracy biurowej to świetny sposób, aby wyróżnić się z tłumu. W ten sposób bardziej przybliżysz pracodawcy swoją osobowość i uczynisz z niej podstawę do dyskusji podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Daje to rekrutującemu pełniejszy obraz Ciebie. Zainteresowania spoza dziedziny zawodu informują pracodawcę, że jesteś osobą wszechstronną. Nie tylko pracujesz, ale także dobrze się bawisz. Hobby stanowią doskonałą podstawę do dyskusji podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Zajęcia sportowe wskazują, że jesteś wysportowany, zdrowy i towarzyski, a zaangażowanie w społeczność wskazuje na dobre umiejętności interpersonalne. 

W zależności od tego, jakie wrażenie chcesz wywrzeć na swoim przyszłym szefie, przemyśl dokładnie tę sekcję. Ważne jest tylko to, abyś nie kłamał w kwestii zainteresowań. To na tyle grząski grunt, że każde kłamstwo z łatwością zostanie zdemaskowane na rozmowie o pracę. Jeśli chcesz zabłysnąć, pisz w CV o tym, na czym znasz się najlepiej. Wtedy żadne pytanie Cię nie zaskoczy, a rozmowa z szefem przebiegnie płynnie.

List motywacyjny

List motywacyjny pracownik biurowy tłumaczy powody Twojego ubiegania się o dane stanowisko. Jest on tak samo ważnym dokumentem, jak samo CV. Wiele osób pomija ten aspekt i robi tym samym duży błąd. Dlatego już sam fakt, że list motywacyjny był częścią twojego zgłoszenia do pracy wskazuje na fakt, że zależy Ci na posadzie w danej firmie. List motywacyjny ma za zadanie przybliżyć Twoją osobę pracodawcy i zachęcić go do dokładniejszego zapoznania się z Twoim CV.

Aby napisać dobry list motywacyjny, warto odpowiedzieć w nim na sugestie zawarte w samej ofercie pracy. Zawrzyj w nim osiągnięcia i umiejętności możliwe do wykorzystania na przyszłym stanowisku. Twórz nawiązania do swojego CV, czyli również do zdobytego doświadczenia w poprzednich firmach. Pamiętaj również o kluczowych elementach, na które składa się list motywacyjny:

• Dane osobowe i kontaktowe kandydata, w tym: imię i nazwisko, stanowisko, nazwa i adres firmy,

• Aktualna data i miejsce zamieszkania,

• Zwroty grzecznościowe (Szanowny Panie, Szanowna Pani lub Szanowni Państwo),

• Wstęp, czyli wyjaśnienie, co zainteresowało Cię w ofercie pracy i dlaczego się o nią ubiegasz,

• Treść, w której wyjaśniasz, dlaczego uważasz, że jesteś idealnym kandydatem na dane stanowisko i co masz do zaoferowania jako pracownik,

• Zakończenie, w którym możesz wyrazić chęć spotkania z pracodawcą,

• Zwrot grzecznościowy na końcu, np. „Z wyrazami szacunku” i podpis.

FAQ

Jakie kluczowe elementy muszą znaleźć się w CV pracownika biurowego?

CV pracownika biurowego powinno zawierać te same standardowe elementy, do których można zaliczyć: profil osobisty, opis doświadczenia, lista posiadanych umiejętności, zdobyte wykształcenie, zainteresowania niezwiązane z pracą zawodową, list motywacyjny, odbyte szkolenia i kursy czy rekomendacje od poprzednich pracodawców.

Jaki jest najlepszy format CV pracownika biurowego?

Ogólnie przyjęło się, że obowiązującym formatem w dokumentach biurowych jest format A4, więc i taki też format jest najczęściej stosowany w przypadku CV. Oczywiście w przypadku branż kreatywnych pracownicy miewają różne pomysły, ale szukając pracy biurowej standardowe rozwiązanie będzie chyba najlepsze.

Stwórz swoje CV już teraz!

Kliknij tutaj i stwórz swoje CV